Tällä sivulla on Pirkanmaan Senioripalvelut Oy:n sekä Tampereen Vanhuspalveluyhdistys ry:n tietosuojaselosteet. Dokumentit kertovat kuinka asiakkaiden henkilötietoja kerätään, käsitellään ja luovutetaan tarjotun palvelun yhteydessä.
Rekisterinpitäjällä on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaan velvollisuus informoida selkeällä tavalla rekisteröityjä. Nämä tietosuojaselosteet täyttävät informointivelvoitteen.
Pirkanmaan Senioripalvelut Oy:n tuottamien palvelujen henkilötietorekisteri
1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen
- palvelun suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja arkistointiin
- asiakkaan terveyden edistämiseen ja suunnitteluun
- toiminnan tilastointiin ja suunnitteluun
- palvelusta tiedottamiseen tai palvelun kehittämiseen
- yksityisestä sosiaali- ja terveydenhuollontoiminnasta annettujen säädösten ja määräysten toteuttamiseen.
2. Rekisterinpitäjä
Pirkanmaan Senioripalvelut Oy
Y-tunnus 1603041-5
3. Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot
Tiina Raiski
Nuolialantie 46 D
33900 Tampere
4. Rekisterin henkilötietojen käsittelyä ei ole ulkoistettu toimeksiantosopimuksella
5. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus
Lakisääteinen velvoite
Toimintaa ohjaava lainsäädäntö Henkilötietolaki (523/1999), Laki potilan asemasta ja oikeuksista (785/1992), STM:n asetus potilasasiakirjoista (298/2009), Arkistolaki (831/1994) ja arkistolaitoksen ohjeet, Laki sosiaalihiollon asiakkaan asemasta ja oiekusksista( 812/2000), Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2017). Laki sosiaalihuollon asikasasiakirjoista (254/2015), Terveydenhuoltolaki (1362/2007), Sosiaalihuoltolaki (1301/2014), Laki ikääntyneen väestön toimintakyvyn tukemisesta sekä iäkkäiden sosiaali- ja terveyspalveluista (980/2012), Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (603/1996)
Henkilötietojen käsittely perustuu henkilön kirjalliseen suostumukseen tai sopimuksen täytäntöönpano. Rekisterin tietoja ei käytetä automatisoituihin yksittäispäätöksiin eikä profilointeihin.
6. Rekisterissä olevat henkilötiedot
Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia rekisteröityjen ryhmiä:
- Kotihoidon (yksityinen palvelu) asiakkaat, kotipalvelu, kotisairaanhoito, turvapalveluasiakkaat, siivous, kotikuntoutus
- Vuokra-asuminen palvelupaketilla
- Lähitorin neuvonnan ja ohjauksen asiakkaat
- Asiakkaiden palvelujen hallinnoin ja laskutuksen sekä kassakirjanpidon asiakastiedot, mm. työohjeet, huoneluettelot, avainrekisterit sekä avainten luovutus ja vastaanottotiedot, ateriapaketit
- palvelujen laadun arvioinnin asiakirjat, esim. poikkeamat, asiakaspalautteet, muistutus/reklamaatio
Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi henkilötietoryhmiä:
- Perustiedot, kuten nimi, yhteystiedot, henkilötunnus, yhteyshenkilö ja hänen yhteystiedot, kotikunta
- Asiakassuhteeseen liittyvät tiedot, asiakkaan hoidon/hoivan ja kuntouksen järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi välttämättömät terveydentilan ja/tai toimintakyvyn tiedot, hoitotahto, lääkehuollon asiakirjat, jotka eivät sisälly potilastietojärjestelmään, laskutustiedot
- Hyvinvointitiedot, jotka syntyvät asiakassuhteessa käytetyn teknologian avulla(turvapalveluasiakkaat)
- Eri palveluiden, tapahtumien ja toimintojen yhteydessä otetut valokuvat
- Muut tapauskohtaisesti määritellyt tiedot antamasi suostumuksen perusteella.
7. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät
Järjestelmät johon henkilötietoja kerätään ovat (järjestelmän/sovelluksen nimi/nimet):
Microsoft Office ohjelmistojen avulla tuotetut dokumentit yrityksen suojatulla verkkoasemalla
Hilkka, Vivago, RaiSoft, Pegasos, OpenPoS, NetVisor (ohjelmistoista erilliset tietosuojaselosteet)
Rekisteritiedoista otetaan paperitulosteita vain tarvittavilta osin ja ne tallennetaan manuaaliseen arkistoon.
8. Rekisterin tietolähteet
Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin:
- olet antanut ne meille sopimuksen teon yhteydessä (yksittäiset asiakkaat, yhteistyökumppanit toiminnan ja palvelujen järjestämiseen)
- ne syntyvät palvelujen tarpeen arvioinnin yhteydessä
- toimintakyvyn tai sen muutosten arvioinnin yhteydessä
- antaessasi palautetta palveluista
- pyytäessäsi yhteydenottoa joko manuaalisesti tai nettisivujen kautta
- ajanvarauksen yhteydessä
- hyvinvointiteknologian tuottama tieto
9. Tietojen suojaamisen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutettu henkilö. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen.
10. Rekisterissä olevien henkilötietojen luovutus
Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kenellekään.
Asiakkaana ollessa on oikeus kirjallisella tietojenluovutuspyynnöllä saada henkilökohtaiset rekisteritietonsa.
Asiakassuhteen päätyttyä potilasrekisteritietojen luovutuksesta vastaa Tampereen Kaupungin Sosiaali- ja Terveydenhuollon arkisto.
11. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Rekisterin tietoja ei siirretä kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle (EU:n tai Euroopan talousalueen, ETA, ulkopuolelle).
12. Henkilötietojen säilytysajat / säilytysajan määrittämisen kriteerit
Asiakirjoilla on erilaisia säilytysaikoja. Suurin osa asiakirjoista säilytetään määräaikaisesti. Osa asiakirjoista säilytetään pysyvästi. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat määrittelee Arkistolaitos. Sosiaalipalveluissa ohjeen mukaisesti otanta koskee kuukauden 8., 18. ja 28. päivänä syntyneiden asiakirjoja
13. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.
Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.
Tarkemmat rekisteröidyn oikeudet ja niiden toteuttamiseen liittyvät ohjeet löytyvät yksikön henkilökunnalta kysymällä tai sähköpostilla rekisterin yhteyshenkilöön.
14. Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi
Tampereen Vanhuspalveluyhdistys ry:n tuottamien palvelujen henkilötietorekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Vanhuspalveluyhdistys ry
Nuolialantie 46 D
33900 TAMPERE
Y-tunnus 0793023-5
2. Yhteyshenkilö
Jouni Ojanen
jouni.ojanen@sointusenioripalvelut.fi
puh. 050 913 1781
3. Rekisterin nimi
Vuokrahallintorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
- Tietoja käytetään vuokrahallinnon tehtävien ja asiakassuhteen hoitamiseen, yhdistyksen toiminnasta tiedottamiseen, toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.
- EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on sopimussuhde tai suostumus.
5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Rekisterissä on tietoja vuokralaisista ja heidän mahdollisista yhteyshenkilöistään sekä asunnon hakijoista. Yhdistyksen tehdessä asukasvalinnan tarkistetaan myös hakijan luottotiedot.
Vuokralaisen tiedot: nimi, sähköposti, puhelin, henkilötunnus, postiosoite, laskutusosoite, terveystietoselvitys, tulo- ja varallisuustiedot. Asiakkaan yhteyshenkilön tiedot: nimi, puhelin, sähköposti, ja postiosoite.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan säännönmukaisesti asiakkaalta itseltään asiakassuhteen syntyessä, ne syntyvät palvelun aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista tai rekisteröidyltä itseltään hänen pyytäessään yhteydenottoa sähköpostilla tai nettisivujen lomakkeella.
7. Käsittelyn kesto
Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan, kuin asiakkuus on voimassa. Asiakirjoilla on erilaisia säilytysaikoja. Tietojen säilyttämisessä noudatetaan lainsäädännön velvoittamia tietojen säilytysaikoja ja tietojen säilytystä ja hävittämistä ohjataan rekisterinpitäjän arkistointiohjeistuksella.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi sopimusten tai lainsäädännön velvoittaessa.
9. Tietojen siirto EU:n ta ETA:n alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
A: manuaalinen aineisto
Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä, salassapitositoumuksen allekirjoittaneilla työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.
B: Sähköinen aineisto
Pääsy rekisterin tietoihin on vain niillä ja siinä laajuudessa kuin vuokrahallinnon hoito edellyttää. Rekisteriä säilytetään suojatulla palvelimella.
Rekisterin tietojen suojaamisessa ja käsittelyssä noudatetaan henkilötietolain (523/1999) ja tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) säännöksiä ja periaatteita, viranomaisten määräyksiä sekä hyvää tietojenkäsittelytapaa.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle.
Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä.
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä henkilörekisterin ylläpitäjälle. Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.
Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.
Vastustamisoikeus
Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
Suostumuksen peruuttaminen
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu ainoastaan henkilön antamaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen.
Poisto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.
On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
Kameravalvonnan henkilötietorekisteri
1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Vanhuspalveluyhdistys ry
Nuolialantie 46 D
33900 TAMPERE
Y-tunnus 0793023-5
www.tietosuoja.fi
2. Yhteyshenkilö
Tarmo Kallio, kiinteistövastaava
tarmo.kallio@sointusenioripalvelut.fi
puh. 050 301 6123
3. Rekisterin nimi
Kameravalvonnan henkilötietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Kameravalvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennaltaehkäistä rikoksia ja auttaa jo tapahtuneiden rikosten selvittämisessä. Sen lisäksi valvonnan tarkoituksena on varmistaa ja lisätä Tampereen Vanhuspalveluyhdistyksen tiloissa toimivan henkilökunnan, asukkaiden ja muiden asiakkaiden turvallisuutta. Tietojen käyttötarkoitus on
• Kulunvalvonta
• Henkilöturvallisuuden varmistaminen
• Turvallisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäiseminen
• Yleiselle turvallisuudelle uhkaa aiheutuneen tilanteen selvittäminen
• Työtapaturman tai työturvallisuudelle uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittäminen
• Omaisuuden suojaaminen
• Väärinkäytöksien estäminen
• Väärinkäytöksien selvittäminen
• Työntekijän sekä opiskelijoiden etujen ja oikeuksien varmistaminen
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004) 16 §:n 1 momentin mukaisesti työnantaja saa toteuttaa jatkuvasti kuvaa välittävän tai kuvaa tallentavan teknisen laitteen käyttöön perustuvaa valvontaa (kameravalvonta) käytössään olevissa tiloissa työntekijöiden ja muiden tiloissa oleskelevien henkilökohtaisen turvallisuuden varmistamiseksi, omaisuuden suojaamiseksi tai turvallisuutta tai omaisuutta vaarantavien tilanteiden ennaltaehkäisemiseksi tai selvittämiseksi.
Lisäksi rekisterin tietoja on oikeus työnantajalla käyttää yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain 17 §:n 2 momentin 1-3 kohdissa yksilöidyissä tilanteissa työsuhteen päättämisen perusteen toteennäyttämiseksi, naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta annetussa laissa (609/1986) tarkoitetun häirinnän tai ahdistelun taikka työturvallisuuslaissa (738/2002) tarkoitetun häirinnän ja epäasiallisen käytöksen selvittämiseksi ja toteen näyttämiseksi sekä työtapaturman tai muun työturvallisuuslaissa tarkoitettua vaaraa tai uhkaa aiheuttaneen tilanteen selvittämiseksi.
5. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot
Teknisen kameravalvonnan piiriin kuuluvissa Tampereen Vanhuspalveluyhdistys ry:n tiloissa ja piha-alueilla syntynyt valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden kuvaama kuva-aineisto mukaan lukien tallennusaika ja tallennuspaikka. Kuvattavia informoidaan pääsääntöisesti kuvauspaikoilla näkyvillä ”Tallentava kameravalvonta” –kylteillä ja/tai –tarroilla.
6. Rekisteritietojen ylläpitojärjestelmät
Videotallentimet ja tietokonelaitteistot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Tallentavan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto
8. Käsittelyn kesto
Tietoja säilytetään yhdistyksen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
9. Tietojen luovutus
Tietoja ei luovuteta yrityksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön. Tietojen luovutuksen peruste: Tietoja voidaan luovuttaa poliisille esitutkintamateriaaliksi.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yrityksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä ja muuta käsittelyä ohjataan arkistointiohjeilla ja tietoturva- ja tietosuojaohjeistuksella. Rekisteriin sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu niin, että niitä pääsee katsomaan vain siihen oikeutetut henkilöt. Tallenteita saa käsitellä vain henkilöt, joiden työtehtäviin se on määritelty kuuluvaksi. Jokainen käyttäjä hyväksyy Tietojen ja tietojärjestelmien käyttöä ja salassapitoa koskevan sitoumuksen käyttöoikeudet saadessaan.
12. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä kirjallisena rekisterin yhteyshenkilölle. Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy itseään koskeviin tietoihin, pyytää itseään koskevien epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista, pyytää itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai poistamista, vastustaa itseään koskevien tietojen käsittelyä, pyytää itseään koskevien tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen – peruuttaa suostumus ja tehdä valitus tietojen käsittelystä tietosuojavaltuutetulle.
Valitusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.
Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700
tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi